Il piano editoriale e il calendario editoriale rappresentano due passaggi fondamentali in ogni strategia di comunicazione online: servono per gestire il flusso di lavoro e organizzare le pubblicazioni sulle varie piattaforme.
Sono infatti dei documenti che permettono un’organizzazione strategica dei contenuti sui profili social aziendali. Consentono di far arrivare il messaggio al target di riferimento nel momento giusto, presentando il prodotto o il servizio come soluzione ideale per i bisogni del consumatore.
Impariamo come utilizzarli per avere una comunicazione aziendale online efficiente.
Cos’è il piano editoriale
Il piano editoriale, detto anche PE o PED (piano editoriale digitale), è il primo elemento necessario per la creazione di una campagna digitale. Serve principalmente per organizzare i contenuti su blog, siti, o pagine social.
Il PED si inquadra nella organizzazione strategica del brand e comprende l’imbastitura completa del piano d’azione dei contenuti a medio-lungo termine. Contiene quindi le linee guida specifiche, delineate tramite analisi di mercato e la suddivisione dei ruoli e delle responsabilità delle aree di lavoro.
Ad esempio, nell’ottica di una iniziativa di re-branding, il piano editoriale definisce i principali canali comunicativi coinvolti ed i relativi contenuti, le tempistiche del progetto, le caratteristiche degli utenti che si vogliono raggiungere.
Queste informazioni condurranno la direzione generale come una vera e propria mappa fino al raggiungimento dell’obiettivo finale.
Elementi principali per realizzare un piano editoriale
Il piano editoriale è l’insieme dei risultati ottenuti dall’analisi di diversi elementi:
- Brand. Come si inquadrano i nostri prodotti/servizi nel settore? Che stile comunicativo vogliamo adoperare? Quale si adatta maggiormente ai nostri valori ed alla nostra brand identity?
- Target. A chi ci rivolgiamo? Quali sono i canali social utili per raggiungere questo tipo di pubblico?
Per fare questo si creano dei veri e propri personaggi-tipo: le buyer personas o le customer personas, che contengono tutte le caratteristiche del cliente perfetto. In questo modo, la tattica di comunicazione verrà delineata in modo da raggiungere nel modo più efficace possibile il pubblico selezionato.
- Competitors. Quali sono le strategie della concorrenza? Sono vincenti?
Studiare e analizzare le azioni adottate dai brand dello stesso settore permette di fare un salto nel tempo e visualizzare l’impatto nel mercato di varie iniziative diverse. Facendo questo si punta chiaramente a mettere insieme le caratteristiche migliori dei rivali ed evitare i loro errori.
Una volta compiuta questa prima operazione più tecnica, si passa a delineare la content strategy, in base agli elementi raccolti nella fase iniziale e agli obiettivi posti per la propria performance.
Cosa contiene il PED
Le esigenze specifiche di ogni diversa azienda o brand porteranno a configurazioni diverse del piano editoriale, che conterrà:
- Rubriche/tipologie di contenuto e frequenza di pubblicazione.
- Ricorrenze, giornate mondiali/nazionali.
- Canali social coinvolti in cui inserire i contenuti.
- Call To Action: l’interazione che desideriamo ottenere su questo contenuto da parte degli utenti.
- Le risorse sono coinvolte e la suddivisione del lavoro nel team.
- Obiettivo finale per ogni campagna.
È un documento, il PED, che spesso viene confuso con il calendario editoriale: in realtà i due strumenti hanno ruoli e caratteristiche diverse, anche se complementari.
Il calendario editoriale: cos’è e come crearlo
Il calendario editoriale viene inteso come “l’agenda” del social media manager: divisa per canale, strutturata giornalmente secondo fasce orarie, descrive alla perfezione ogni passo che viene mosso sui social del nostro brand.
Se il piano editoriale si sviluppa su obiettivi di lungo periodo, la principale differenza con il calendario è che questo declina gli obiettivi secondo un piano day-by-day.
È specifico per ogni strumento comunicativo e fornisce una visione di tutte le pubblicazioni programmate su date selezionate e decise a priori.
Il calendario editoriale viene sviluppato, sempre a seconda delle esigenze, su base mensile, settimanale o trimestrale/semestrale in modo da essere adattato ai flussi di lavoro desiderati.
Rappresenta la componente operativa della content strategy e contiene infatti:
- Rubrica, target e titolo.
- Contenuto multimediale, come immagini e visual, descrizioni, copy, hashtag, tag, link esterni ed elementi da aggiungere in fase di pubblicazione.
- Data e orario di pubblicazione, stato di avanzamento del lavoro e deadline per il completamento delle attività necessarie.
Principali differenze fra piano editoriale e calendario editoriale
Il piano editoriale e il calendario editoriale si distinguono per dinamicità.
Mentre il piano editoriale è uno strumento più statico, utile per la definizione della strategia e utilizzato come linea direttiva, il calendario editoriale ha una funzione più dinamica. Viene infatti aggiornato e consultato quotidianamente e può anche essere utile per la valutazione delle performance dei nostri contenuti, in modo da migliorare e correggere eventuali imperfezioni.
Sono molte le piattaforme utili per utilizzare questi due documenti congiunti, dal più semplice Google Fogli o Excel a Trello, Calendar, Notion, Asana, Evernote per citare i più famosi.
Per scegliere la piattaforma da utilizzare è fondamentale ricordare che deve essere di facile consultazione: usufruire in maniera ottimale di questi due strumenti porterà ad un miglior time management, una maggiore efficienza nell’utilizzo delle risorse e a una ottimizzazione delle idee proposte per la promozione del brand.
